Где и как можно проверить отчет ФСС онлайн? Мониторинг в рамках выездной проверки

ФСС онлайн-заполнение 4-ФСС предлагает произвести на своем официальном сайте. Сайт также предоставляет возможность рассчитать больничный лист и сверить взаиморасчеты. О том, как это сделать, читайте в материале.

Как заполнить отчет 4-ФСС онлайн бесплатно?

Заполнить 4-ФСС на сайте ФСС онлайн можно, перейдя по ссылке portal.fss.ru. Данный веб-сервис позволяет не только бесплатно заполнить форму 4-ФСС онлайн , но и рассчитать больничные листы, пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет или передать заполненный расчет по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Чтобы заполнить отчет 4-ФСС онлайн , необходимо выполнить следующие шаги:

1. Перейти на вкладку «Форма 4-ФСС» и заполнить все поля, помеченные знаком «*», а также необходимые реквизиты и таблицы.
2. Нажать кнопку «Проверить».
3. В случае отсутствия ошибок распечатать и выгрузить файл, нажав кнопки «Печать» и «Выгрузка в XML».

ВАЖНО! Заполнить отчет в ФСС онлайн бесплатно можно и на других ресурсах, например, на сайте buhsoft.ru. Заполнить 4-ФСС онлайн , а также отправить файл в ФСС можно, используя сервис «СБИС — электронная отчетность». Функции заполнения и отправки ведомости 4-ФСС онлайн предлагает и другой известный ресурс — moedelo.org. Однако данные сервисы платные.

Как рассчитать больничный и произвести сверку расчетов с Фондом на сайте ФСС?

Прежде чем приступать к онлайн-заполнению формы 4-ФСС , необходимо корректно рассчитать все больничные листы и очень желательно произвести сверку взаиморасчетов с Фондом.

1. Расчет листка нетрудоспособности.
2. Расчет пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Для проведения сверки взаиморасчетов с Фондом необходимо зарегистрироваться на сайте fz122.fss.ru. Однако провести сверку получится не сразу, поскольку данная информация конфиденциальна. В связи с этим для получения расширенного пакета прав необходимо:

1. Зарегистрировать ответственных сотрудников, которые могут получать данную информацию.
2. Распечатать и заполнить заявление страхователя на одноименной вкладке «Заявление страхователя» с указанием всех лиц, которым можно открыть доступ к информации о страхователе.
3. Направить заполненный, подписанный и заверенный печатью (при наличии) бланк заявления в территориальный отдел ФСС по месту регистрации.
4. После подтверждения данных плательщика на электронную почту, указанную при регистрации, придет уведомление о предоставлении расширенных прав сотрудникам.
5. В меню сервиса появится новый пункт «Страхователь».
6. Для проведения сверки с Фондом необходимо перейти на вкладку «Страхователь», открыть вкладку «Карточка» и кликнуть поле «Расчеты» — «Сформировать».

После предоставления расширенных прав страхователь может заполнить форму 4-ФСС онлайн бесплатно , а также узнать о запланированных проверках ФСС.

Итоги

Заполнить форму 4-ФСС онлайн и рассчитать больничный лист можно на официальном сайте ФСС portal.fss.ru. После получения расширенного пакета прав доступа для сотрудников заполнить форму 4-ФСС онлайн можно и на сайте fz122.fss.ru. Данный ресурс также позволяет подсчитать больничный, свериться с Фондом и узнать о предстоящих проверках.

Заполнить 4-ФСС онлайн бесплатно можно и на других веб-сервисах, например на сайте buhsoft.ru.

Бухгалтерам и руководителям предприятий разных форм собственности зачастую приходится сталкиваться с проверками контролирующих инстанций, в том числе ФСС.

На что необходимо обратить особое внимание при проверке, как правильно к ней подготовиться?

Существует несколько поводов для проверки. Сотрудники ФСС могут проверять налогоплательщиков на факт правильности:

• начислений и перечислений взносов;
• расходования средств, начисленных страхователями по страховым случаям ( , декретные отпуска, отпуска по уходу за детьми);
• получения путевок;
• расходования средств по случаям травматизма на производстве.

Проверка начинается с расчета правильности заполнения отчетов по форме 4-фсс и 4а-фсс. Так как при расчете сумм пособий берутся предыдущие периоды, всю документацию по расходам плательщики взносов обязаны хранить самое меньшее пять лет.

На сайте ФСС у каждого работодателя есть возможность проверить отчеты перед их сдачей в фонды по специальной программе проверки ФСС. С помощью этой программы проверяется заполнение всех таблиц расчетов, суммы базы, начислений и уплат взносов. Делаются расчеты нарастающим итогом по возмещаемым расходам.

Виды проверок ФСС

В зависимости от цели проверки бывают нескольких видов.

Камеральная проверка ФСС – проводится по месту нахождения фонда в течение двух месяцев с даты сдачи отчетности для контроля соблюдения плательщиком взносов нормативных актов по социальному страхованию.

В процессе проверки выявляются нарушения по начислению и уплате взносов, по расходованию целевых средств, по работников, расчету больничных и пособий, отпусков по уходу за детьми. Также камеральная проверка может быть подготовкой к проверке выездной. У налогоплательщика могут потребовать к предъявлению документы, подтверждающие расходы.

Выездная проверка ФСС – обычно проводится по месту нахождения работодателя по результатам камеральных проверок для уточнения обстоятельств расходования средств, особенно если фигурировали значительные суммы.

Плановая проверка ФСС – проводится фсс по графику проверок, составляемому по всем плательщикам на три года, не может проводиться чаще. Информация, содержащаяся в графике, находится в закрытом доступе.

Внеплановая проверка ФСС – может проводиться при обращении страхователя за выделением средств на страховые расходы по различным случаям; по жалобам сотрудников предприятия на неправильный расчет пособий.

Обычно о проверке фонды никак не предупреждают, такого документа закон не предусматривает. В действительности, работники фондов могут позвонить по телефону и объявить о начале проверки и о том, какие документы необходимо предоставить.

Проверяемые ФСС периоды и длительность

Проверяться могут периоды в течение последних трех лет работы предприятия/ип, предшествующих году составления решения о проверке.

При проведении выездной проверки ФСС могут проверяться и отчетные периоды незаконченного календарного года. Повторная проверка уже проверявшихся периодов разрешена. Обычно повторные проверки назначаются при процедурах реорганизации/ликвидации плательщика либо при предоставлении уточняющего расчета.

Срок длительности проверки определяется индивидуально по каждому предприятию, учитывая несколько факторов – , объема документов к изучению. В обычных случаях сроки проверки ФСС не превышают одного месяца.

В отдельных ситуациях они могут быть продлены до двух либо трех месяцев. При существовании у организации филиалов по одному месяцу отводится на проверку каждого из них.

Организации отводится период в десять дней по календарю на представление запрашиваемой документации. В случаях, когда фирма не успевает уложиться в срок, необходимо письменно обратиться с просьбой об отсрочке с указанием причин и реального срока.

Руководитель фонда рассмотрит заявление и вынесет решение о предоставлении отсрочки – положительное или отрицательное.

Требуемые документы при проверке ФСС

В процессе проверки могут быть запрошены самые разные документы, как имеющие отношение к проверяемым случаям, так и не имеющие. Конкретного перечня не существует.

Необходимость представления документации определяется по каждому проверяемому лицу сотрудником фонда самостоятельно. Вся документация должна предоставляться в виде копий, за исключением некоторых, к примеру, бланков больничных листов, которые ознакомительно могут потребоваться и в подлинниках.

Примерный перечень документов, которые может запросить ФСС.

• учредительная документация (уставы, протоколы, решения);
• регистрационные формы, свидетельства;
• регистры бухгалтерского и налогового учетов;
• расчеты по взносам, подлежащие сдаче в пенсионный, социальный фонды;
• книги учетов доходов/расходов;
• финансовая отчетность, бухгалтерские отчеты;
• пояснительные; аудиторские заключения;
• главные книги, журналы операций, анализы счетов и субконто;
• документы банковские и кассовые;
• акты выполненных работ/услуг;
• отчеты авансовые;
• трудовые договора, штатные расписания, табеля , кадровые приказы, заявления сотрудников, трудовые книжки.

Специальные – связанные с выплатами по расходам на страхование:

• больничные листы – проверяются особенно пристально;
• документы, связанные с расчетами сумм пособий – договора, доп. соглашения, приказы и заявления, справки с других мест занятости, справки от супруга/супруги страхового лица, судебные решения, свидетельства о рождении/усыновлении детей, справки из загса;
• непосредственно расчеты сумм в произвольной форме;
• документы по выплате пособий, и прочие документы.

Результаты проверок ФСС

Оформление в виде справки происходит не позднее последнего дня проверки, может быть и раньше. В документе указываются предмет и сроки проверки.

Непосредственно результаты описываются в течение двух месяцев в акте проверки за подписью руководителей фонда и проверяемой организации. По камеральным проверкам акты не составляют.

Бывают ситуации, когда руководитель предприятия не желает подписывать акт, тогда необходимо оформить отказ, сделав соответствующую надпись.

Акт о проверке должен быть вручен представителю организации. Когда вручение лично невозможно, акт может быть отправлен почтой, датой вручения будет шестой день с даты отправки письма.

На изложение возражений организации отведено по закону 15 дней с момента получения акта.

Если есть замечания, директору фирмы нужно изложить их на экземпляре акта перед своей подписью. По прошествии 10 дней после завершения срока принятия возражений фондом будет вынесено решение о результатах проверки.

В процессе проверки могут быть выявлены расходы, произведенные с нарушением норм, не подтвержденные необходимыми документами. Такие расходы подлежат снятию из сумм в расчетной ведомости. Соответственно, подобные расходы не могут быть приняты фондом к зачету и возмещению страхователю.

В ситуации, когда расходы уже были возмещены плательщику, фонд имеет право отозвать не принимаемые суммы, а если предприятие отказывается вернуть денежные средства, ФСС имеет право обратиться с исковым заявлением в суд.

Если было выявлено, что работнику произвели неверно расчет сумм, делается корректировка базы и пособий в сторону увеличения или уменьшения.

Если бухгалтер предприятия выявил этот факт самостоятельно, до проверки, он может произвести перерасчет сумм, не дожидаясь прихода контролирующих органов.

Соответствующие исправления оформляются бухгалтерскими справками, в больничный лист вносятся изменения.

Штрафные санкции ФСС

Отказ предоставить документацию расценивается как правонарушение и влечет к наложению штрафных санкций в размере 200 рублей по каждому не предоставленному документу.

Когда работодатель считает, что проверка была проведена незаконно или с нарушениями, он может обратиться с жалобой в вышестоящие органы ФСС по своему региону.

При этом обязательно нужно указать, какие нарушения были в ходе проверки – факты, сроки, решение, результаты.

Таким образом, в интересах каждого плательщика взносов своевременно реагировать на просьбы сотрудников ФСС в ходе проверок, чтобы избежать не только штрафов за непредоставление документации, но и в полном объеме получать выплаты по возмещаемым расходам.

А также быть уверенным в правильности заполнения отчетности и расчете взносов по социальному страхованию.

Каждое юридическое лицо, которое имеет статус страхователя, должен составлять отчетность по взносам на травматические случаи, которые происходят на производстве. В настоящем отчете содержится информация обо всех начисленных, а также выплаченных взносах. Но как следует заполнять этот бланк? Когда и куда требуется сдавать заполненный отчет? Какие требования следует соблюдать при заполнении этого документа? И существует ли возможность проверить форму 4-ФСС 2017 перед ее отправкой?

Начиная с 2016 года, законодательство издало приказ регистрироваться в фондах социального страхования даже тех работодателей, которые предоставили только одно рабочее место. В связи с этим выполнять заполнение отчета 4-ФСС обязаны следующие категории юридических лиц:

1. работодатели, которые обрели статус предпринимателей недавно и успели официально принять к себе на работу только одного наемного специалиста;
2. компании, которые успели создать официальный штат;
3. коммерсанты, которые прошли добровольную регистрацию в фонде.

Изучив информацию о том, кому необходимо заполнять бланк в текущем году, пора узнать, как выглядит заполненный пример формы.

Пример заполнения отчета

Заполнять отчет 4-ФСС в 2017 году необходимо начинать с титульной страницы. На ней записывают следующую информацию:

1. номер регистрации, а код подчиненности (данные сведения страхователь получает в фонде на этапе регистрации);
2. период, за который составляется этот отчет;
3. количество обращений, которые поступили от компании с просьбой предоставить страховую выплату;
4. год, за который формируется отчет;
5. сведения о реквизитах страхователя – ИНН, КПП и т. п.;
6. ФИО лица, которое выступает в качестве страхователя;
7. шифр, присвоенный страхователю (эта информация свидетельствует о наличии сниженных тарифах для коммерсанта);
8. специальный режим, на котором работает предприятие;
9. среднее количество специалистов женского пола, лиц с ограниченными возможностями, а также работников, которые выполняют опасные и вредные виды работ;
10. цифровой код, который позволяет идентифицировать лицо, что подтверждает предоставляемые данные (1 указывает на самого руководителя, 2 – на его уполномоченное лицо, а 3 – на правопреемника).

Кроме вышеперечисленной информации, страхователю будет необходимо вписать свой контактный номер телефона. На этом процедура заполнения титульной страницы считается завершенной.

В первом разделе отчета 4-ФСС в 2017 году содержится информация относительно рассчитанных и выплаченных взносов на страхование. Данные сведения отражают количество уплаченных взносов для декретниц, а также по обязательному медицинскому страхованию.

Второй раздел необходимо заполнять только коммерсантам, которым приходилось уплачивать взносы в связи с травматизмом. Кроме этого, в каждом разделе содержатся приложения, где указывается информация о компании, записывается количество уплаченных взносов.

Когда требуется сдавать заполненный бланк отчета?

Срок сдачи 4-ФСС в 2017 году зависит от того, в каком виде сдается отчет. Законодательство разрешает сдавать документ:

1. в электронном варианте;
2. в бумажном варианте.

Когда в компании трудоустроено менее 25 наемных работников, то отчет разрешается заполнять на бумажном носителе. Но заполнять бланк разрешается только шариковой ручкой синего или черного цвета. Информацию в бланке необходимо вписывать печатными буквами. Вносить разного рода исправления в документ запрещается. В одной строке указывается один показатель. Если же в поле не указываются данные, то необходимо ставить прочерк. Такой документ требуется передать в ФСС до 20 числа каждого отчетного периода.

Но если в компании официально трудится свыше 25 сотрудников, то отчет разрешено сдавать только в электронном варианте. Готовый отчет должен быть перенаправлен в ФСС до 25 числа каждого отчетного периода.

Чем отличается новый отчет 4-ФСС от старого бланка?

Новый отчет 4-ФСС 2017 содержит лишь незначительные изменения. На новом бланке больше не присутствует таблица для льготников. Из этого следует, что юридические лица, в которых трудятся лица с инвалидностью, не могут больше рассчитывать на льготы по снижению тарифа.

В то же время в новом документе добавили графу, где необходимо записывать информацию об иностранных наемных сотрудниках. Такие специалисты должны трудиться на официальном основании. Эти работники теперь могут рассчитывать на получение больничных выплат. Данные должны записываться по нарастающему итогу. В отчете следует фиксировать все сведения об иностранном наемном работнике, включая его гражданство.

Возможна ли проверка отчета?

Заполненный отчет на электронном носителе требуется направить в фонд посредством телекоммуникационных каналов связи. Если же отчет составлен в бумажном варианте, то документ необходимо доставить непосредственно в территориальное подразделение ФСС. Но перед тем, как сдать заполненный бланк, стоит выполнить его проверку. Процедура проверки проводится на нескольких ресурсах.

Бесплатная проверка 4-ФСС онлайн возможна на веб-сайте ФСС. Для начала проверки следует перейти на сайт portal.fss.ru. Далее необходимо выполнить последующие этапы:

1. создать файл для проверки в программе для бухгалтеров (к таким программам, например, принадлежит 1С);
2. сделать выгрузку документа в папку на персональном компьютере;
3. перейти на веб-сайт фонда и открыть раздел «Форма 4-ФСС»;
4. после нажатия на кнопку «Загрузка XML» необходимо из папки комп’ютера выбрать документ, который хотите проверить;
5. нажать на кнопку «Загрузить»;
6. после того, как файл отчета будет загружен на веб-сайт фонда, требуется нажать на кнопку «Проверить»;
7. когда процедура проверки будет завершена, ознакомьтесь с проверочным протоколом.

Проверка на данном ресурсе не отнимает много времени и не требует от пользователя особенных знаний.

Кроме того, проверить 4-ФСС онлайн можно на веб-сайте buhsoft. Процедура проверки включает следующие этапы:

1. выполняем выгрузку файла отчета из программы для бухгалтеров в папку компьютера;
2. переходим на веб-сайт online.buhsoft.ru, где выполняем процедуру регистрации;
3. на главной веб-странице необходимо нажать на кнопку «Старт», а затем выбрать раздел «Тестирование отчетности»;
4. после нажатия на кнопку «Выбрать файлы» требуется загрузить ранее выгруженный файл отчета;
5. когда файл бланка будет полностью загружен, на мониторе появиться соответствующая запись;
6. на следующем этапе необходимо нажать на кнопку «Проверить»;
7. когда отчет по взносам на страхование будет полностью проверен, напротив загруженного файла можно будет скачать протокол результатов.

Процедура проверки на данном ресурсе является интуитивно понятной даже тем страхователям, которые впервые сдают отчет по взносам на страхование.

Выполнив проверку отчета, руководители компаний могут избежать получения отчета обратно, который грозит страхователям просрочкой сдачи и предъявления штрафных санкций.

4-ФСС - заполнить онлайн данную форму можно через сайт ФСС. Это особенно актуально для страхователей, обязанных сдавать расчет 4-ФСС только электронно. Изучим, как предоставляется форма 4-ФСС с применением соответствующих онлайн-инструментов.

Для чего осуществляется заполнение и проверка 4-ФСС онлайн в 2017 году

Работодатели, имеющие штат 25 человек и более, обязаны предоставлять в ФСС рассматриваемую форму в электронном виде (п. 1 ст. 24 закона «О социальном страховании» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Данный формат документа может быть заполнен (и проверен на предмет ошибок) 2 следующими популярными способами:

• с помощью специальной программы (например, «1С»), то есть офлайн;
• через сайт ФСС — онлайн.

Оба способа предполагают формирование файла 4-ФСС в формате XML, который впоследствии подписывается с помощью ЭЦП и отправляется в ведомство (также разными способами). Поэтому не принципиально, какой из указанных вариантов формирования файла предпочтителен для пользователя. Главное, чтобы XML-файл был корректен — как с точки зрения подлинности, так и с точки зрения полноты отражения в нем отчетных данных.

Если у пользователя нет специальной программы, то задействование ресурсов сайта 4-ФСС будет одним из самых удобных вариантов исполнения обязательства по предоставлению в ведомство электронного расчета. Онлайн-инструменты от ФСС позволяют сформировать XML-файл отчета, полностью подготовленный для подписания и отправки в фонд.

Изучим подробнее то, каким образом заполняется и проверяется 4-ФСС онлайн через сайт ведомства.

Как заполнить и проверить 4-ФСС онлайн

Для этого нужно:

Не знаете свои права?

1. Зайти на страницу: https://portal.fss.ru/fss/f4input .
2. Заполнить форму 4-ФСС, используя предложенные инструменты в окне браузера.
3. Нажать «Проверка». При наличии ошибок — откорректировать их.

Заполненный файл, в котором исправлены все ошибки, можно выгрузить в формате XML и сохранить на компьютере. Впоследствии предполагается его подписание с помощью ЭЦП и отправка в ФСС.

Если фирма официально зарегистрирована на портале ФСС, то она может войти на него через страницу portal.fss.ru с использованием имеющихся логина и пароля, затем — выбрать «Форма 4-ФСС», после — «Мои шаблоны», «Добавить отчет».

Далее можно заполнить форму 4-ФСС, проверить ее, а при необходимости — сохранить в онлайновой базе данных ФСС, нажав кнопку «Сохранить». В этом преимущество работы с инструментами на сайте ФСС в статусе зарегистрированного пользователя: в обычном режиме опция сохранения формы, заполненной онлайн, отсутствует.

Кроме того, в обоих случаях — как при наличии, так и при отсутствии регистрации на портале ФСС — пользователь может загрузить в онлайновую форму редактирования собственный XML-файл (например, сохраненный при подготовке отчета за предыдущий расчетный период). Соответствующие файлы достаточно унифицированы и, как правило, без проблем распознаются онлайновыми инструментами, которые доступны на сайте ФСС.

Работодатели, обязанные отправлять в ФСС форму в электронном виде, могут заполнить и проверить расчет с применением инструментов на сайте ФСС. При этом работа может вестись как в статусе незарегистрированного пользователя — без возможности сохранения введенных данных, так и при наличии логина и пароля от ФСС, по которым можно получить доступ к инструментам, позволяющим сохранять предварительный расчет. В обоих случаях пользователь может загрузить в онлайн-форму свой XML-файл.

Фискальное законодательство обязывает юридических лиц и ИП, использующих наемный труд, подавать ежеквартальные сведения в ФСС. Проверка отчета 4-ФСС – необходимый этап его подготовки. Если в форме будут обнаружены ошибки, Фонд вернет документ с расшифровкой недочетов, и страхователю придется заняться их исправлением. Чтобы избежать хлопот, рекомендуется оценивать готовую форму заранее.

Специалисты ФСС проводят проверку, основываясь на контрольных показателях, установленных для разных граф таблицы. Пользуясь их алгоритмом, можно оценить готовый документ самостоятельно.

Например, при заполнении отчетности за первый квартал года сумма начисленных взносов к выплате всегда указывается равной нулю. Если документ готовится по итогам полугодия, 9 или 12 месяцев, она равна показателю на конец предыдущего периода. У страхователя не может быть одновременно задолженности перед ФСС и долгов Фонда к нему.

Самостоятельный контроль готовой отчетности требует времени и внимательности. Существует путь упрощения этой задачи – использование специальных программных продуктов. Один из них – официальный сайт ФСС, который в автоматическом режиме выявляет ошибки и дает возможность исправить их на этапе подготовки документа.

Для проведения проверки необходимо предварительно зарегистрироваться на сайте ФСС по адресу электронной почты, заполнить данные об организации в разделе «Профили», распечатать заявление, подписать руководителем и передать на бумажном носителе в Фонд, дождаться подключения к пакету расширенных прав.

Когда вы закончите регистрационные процедуры, можете приступать к проверке. Необходимо:

• сформировать документ в бухгалтерской программе, например, 1С;
• выгрузить в xml-формат;
• зайти на сайте на закладку «Форма 4-ФСС»;
• загрузить xml-файл и нажать «Проверить»;
• изучить результаты проверки и исправить ошибки.

Проведение автоматической проверки помогает экономить время бухгалтера и своевременно обнаруживать ошибки в готовой отчетности.

Камеральная проверка 4-ФСС

Это контроль, на который специалистам Фонда отводится три месяца с момента получения отчета. Страховщик обращает внимание на следующие моменты:

• Правильность начисления сумм страховых взносов на случай профзаболеваний и травматизма.
• Полнота уплаты обязательств во внебюджетный фонд.
• Правомерность произведенных расходов на социальное страхование.

Если в ходе проверки в форме 4-ФСС будут выявлены ошибки, недочеты, некорректные данные, организации или ИП будет направлено уведомление о необходимости внесения правок или дачи пояснений в контролирующий орган.

Если проверка покажет, что экономический субъект нарушил действующее законодательство, этот факт будет зарегистрирован в специальном акте.

Выездные проверки по факту представления 4-ФСС

Выездные проверки проводятся не чаще, чем один раз в трехлетний период. Их продолжительность не может превышать двух месяцев.

Выезжая на предприятие, представители Фонда запрашивают у бухгалтерских служб первичные документы. Им может потребоваться:

• расчетные ведомости;
• акты, составленные по факту получения производственных травм;
• договоры и т.д.

По итогам проведенной проверки принимается решение, имеет ли место нарушение законодательства и будет ли привлекаться руководитель организации или индивидуальный предприниматель к ответственности. Если контрольные мероприятия показали, что страхователь задолжал страховые взносы, факт их доначисления и наложения пеней фиксируется в итоговом акте.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .